自己向上に役立つノウハウ
ビジネス書を読みたいけれど忙しくて時間がない・・
そんなあなたの代わりに、本好きの先輩が
ビジネス書を読破！サマリーと気づきをお伝えします。
自己向上のプチツールとして、お役立てください。
１．「事前にわかる仕事」と「突発的に生じる仕事」
仕事には、「事前にわかる仕事」と「突発的に生じる仕事」とがあります。
皆さんも、事前にわかる仕事については、計画をたてたり、準備をしたりと、
生産性を上げるための工夫をしていることでしょう。
しかし、そうした計画や準備を台なしにするのが、突然目の前に割り込んでくる、
突発の仕事なのです。
つまり、事前にわかる仕事で成果をあげるには、突発の仕事にどう対処し、
ダメージをいかに軽減させるかが、重要なことなのです。
その対処の仕方は優先順位と投下時間で決まります。
ところで皆さんは、突発の仕事を減らす努力をしていますか？
おそらく、
「突発の仕事なんて、他人が持ち込んでくる仕事なんだから、自分が何か
工夫して減らせるものじゃない」と、諦めているのではないでしょうか。
ところが、その手法はあるのです。
突発の仕事のほとんどは、他人がもたらすものですが、その他人には、
自己の身内にいる他人と、外の他人との、2つの種類があると思います。
まず、身内の人間が持ち込む突発の仕事は、身内ルールを作ることで、
かなり軽減ができます。
例えば、先輩が「おい、ちょっと」と後輩を突然呼んで、
打ち合わせを始めたりしない、事前に時間を取り決めておくとか、
会合を開く前には事前準備ができるように十分な時間的余裕を置く
といったことを、ルール化するのです。
外から持ち込まれる突発の仕事は、こちらが先手を打つことで軽減できます。
例えば、一緒に仕事を進めている相手など、連絡がありそうな相手には、
先方からの連絡を待たずに、こちらから電話をする習慣を身に付ければ、
それは事前にわかる仕事になり、その分、突発の仕事は減ることになるはずです。
（言われてみれば、そうだな！と思った方が結構いるはず…）
しかも、その連絡を朝一番にやると決めておけば、連絡の結果、
やらなくてはいけない仕事ができても、その日の仕事のスケジュールに組み込むことができ、
やはり事前にわかる仕事にすることができるのです。素晴らしい！！
このことに限らず、他の状況の処理も、方法がないと諦めないでいろいろ試したり、
考えたりしてみると、結構無理だと思っていたことが、簡単な仕組みで解けたりもしますから
ぜひ、いろいろ考えてみて欲しいと思います。
２．「ルーティンワーク」と「プロジェクトワーク」
仕事の進め方を分類するとたったの二種類しかありません。
一つは、毎日、毎週、毎月継続的に行うルーティンワーク。
もう一つは、期間限定で行うプロジェクトワーク。
仕事には、さまざまな内容があるが、進め方で振り分けると
実はこの二種類しかないのです。
ルーティンワークの特徴は、どれくらいで処理できるかの
投下時間の予測はつけられますが、
具体的にやる内容は、その場になってはじめてわかるという
傾向があります。
一方、プロジェクトワークは、それとは逆で、何をやらねば
ならないかの具体的行動内容は、事前にわかりますが、
それにどれくらい時間がかかるかは、やってみないとわから
ないという傾向があります。
また、ルーティン業務は、もともとはプロジェクト業務だった
のですが、何度も繰り返すうちに、ルーティン業務に変化した
と見ることができます。
一般的に、ルーティン業務への投下時間が圧倒的に多い場合は、
仕事が硬直状態にある可能性があります。
また、プロジェクト業務への投下時間が圧倒的に多い場合は、
仕事の変化が激しく、コミュニケーション、人間関係に支障が
生じている可能性が見えてくるのです。
また、パフォーマンスとリソーセスとをかけ合わせて、仕事の
全体像をプロットすると、仕事の進め方の現状把握が容易に
できます。
仕事に何か問題があったら、解決の方法として次のことがいえます。
ルーティン業務に問題があるのであれば、その仕事を一時
プロジェクト型（期間限定、行動明記）で取り組むこと。
逆にプロジェクト業務に問題がある場合は、その仕事をいかに
ルーティン業務にするかの方法を考え、実施するかということです。
この作業だけでも、個人の仕事だけでなく、チームの仕事も
容易に改善することができます。
３．「業務処理」と「情報処理」
一見複雑そうに見える私たちの仕事も、仕事の原理・原則の視点から見れば、
いたって簡単・シンプルなものです。
例えば、私たちが日々行っているさまざまな仕事も「誰が？」という視点で
みれば、たった二つの仕事から成り立っていることが分かります。
それは、「自分一人」でやる仕事と「他人と共同」でやる仕事の二つです。
「自分一人」でやる仕事とは、PCの入力、書類作成などのデスクワークです。
一方、「他人と共同」でやる仕事とは、会議、打ち合わせ、商談、電話対応
などのコミュニケーションがらみの仕事です。
よって、デスクワークは業務処理、コミュニケーションは情報処理といえる
と思います。
新入社員でも社長でも、営業マンでも研究職、経理マンでも、この二つの仕事
の組み合わせで全体の仕事が成り立っているはずです。
こんなこと言ったら、経営者の方には叱られそうですが、新入社員の仕事も
社長の仕事も一緒だということです。
そして、この二つの仕事の割合は、概ね4：6で情報処理がらみの仕事のほうが
多いというのが一般的となっています。
4：6ではないにしろ、2：8でも3：7でも、どんな割合にしろ情報処理の仕事の
方が多いことは間違いありません。
逆に50％をきることは、まずありえないのです。
もし、コミュニケーションへの投下時間が50％を切る人がいたら、その人は仕
事ができていないということになります。
つまり、私たちの仕事の6割以上は、情報処理業務です。
業務改善や組織変革に取り組む際も、この事実を知らずに行うと徒労に終わって
しまいます（かなしきかな）。
まずは、6割を占める情報処理がらみの仕事の改善・改革なくして業務改善、
組織変革はありえないのが道理だという事実をしっかり認識すべきです。
４．「時知力」
今回は「時知力」の話です。
「時知力」というのは、
・自分がどれだけ時間を使えるのか、客観的に知るチカラ
・そして、何に時間を使うのか、決断するチカラ
のことです。
このチカラが無いと、
「あれもやりたい」「これもやりたい」と色んなことがやれそうな
気がしているうちに、結局どれもやれなかった・・・。
ということが起こってしまいます。
いろんなことを「やりたい」と思うことは、素晴らしいことです。
しかし、すべてが同時にできるわけではありません。
自分の時間を知ること、そして、まず何をやるか自分で決断できること。
それが大事なのです。そのチカラが「時知力」です。
時間管理の仕組みは、自分の使える時間を知るためには、とても有効です。
しかし、どれをやるか（どれをやらないか）を決めるのは自分なのです。
仕組みと、自分の決断力。その組み合わせにより、
「時知力」が生まれてくるわけです。
５．「時行力」
今回は「時行力」の話です。
「時行力」というのは、
・今、やるべきことをやり始める、行動を起こすチカラ
・そして、その結果を恐れないチカラ
のことです。
このチカラが無いと、
せっかく「時知力」を使って、自分の持っている時間と、
自分のやりたいことを、見定めたはずなのに・・・
・・・最初の一歩が踏み出せない。
という状況におちいってしまいます。
そして、やらなかった自分を正当化するように、
「やらない方が良かった理由」を探してしまいます。
何かをやろうと決めるのは、ワクワクする作業です。
しかし、その分、それができなかったときに、
自分を責めることになってしまいます。
これはつらいことですよね。
一歩を踏み出すチカラ、行動に移すチカラが
「時行力」なのですが・・・
このチカラは、どうやったら身に付けることができるのでしょうか？
それには、「小さなコミットメント」を達成していくことです。
たとえ小さなことであっても、何かを達成していくことは、
自分にとっての「成功体験」です。
「ちょっと迷ったけど、やっぱりやってみて良かった」
そう思えることが、次に何かをやろうとしたときに、
自分をプッシュしてくれるのです。
６．勉強時間の作り方
立て続けに覚えるより間隔をあけて覚えるほうが効率的だという事は、
脳科学でも立証されているのだそうです。
私たちはどうしても「少ない成果でいかに成果を挙げるか」
を考えてしまいますが、
そもそも勉強の成果をあげる為に最も大事なのは勉強時間。
勉強の成果＝教材・サービスの質×集中力×時間の2乗＋過去の勉強の蓄積
どういう教材を使おうかとか、誰に教えてもらおうという事よりも
いかに勉強時間を作り出し、いかにそれを継続させるかの方に
力を注いだほうが良さそうですね。
ではどうやって勉強のための時間を捻出するのか？
実は、テレビを見るのを止めれば年間2ヶ月分の時間を捻出できると
言われています（！）
テレビをやめるだけで、6年ごとに1年分の時間がもらえるのと同じ。
スゴイですよね〜！
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